Special information for outgoings 2021/22

Dear ERASMUS participants 2021/22,

here you find all information concerning especially the ERASMUS year 2021/22. All further more general information concerning ERASMUS outgoing can be found at Information for outgoings. Since 2021/22 marks the start of a new ERASMUS program generation, the general information will be updated in the next weeks.

ONLINE LEARNING AGREEMENT
Starting in 2021/22 the Learning Agreement will be completed in the OLA = Online Learning Agreement process. Only in exceptional cases, in which the OLA-process does not work properly, you can fall back on the old Learning Agreement template, which will be made available for download in the workflow of your participant's account.

You find Leitfaden OLA (OLA Guidelines, Ger), FAQ OLA (Ger), Zeichnungsberechtigte im Fachbereich/Institut (staff in your department with OLA signature rights, Engl/Ger), Ansichtsexemplare OLA (Template) and old Learning Agreement (Template) as downloads on this page.

Further information on OLA and old Learning Agreement process in the English general information shortly. In German: https://www.uni-frankfurt.de/38298607/Vor_Ihrer_Abreise#accordeon-f4045ad2 .

Your departmental coordinator sent us at the Global Office the list of applicants including nominations and rejections until April 01, 2021. We procssed the 770 applications and you can see the current status of your application in your participant's account and can download the preliminary participation certificates and get access to the Learning Agreement section of your workflow. 

All ERASMUS participants - except for ERASMUS zero grant students and students going to Switzerland - receive an ERASMUS mobility grant on top of the tuition waiver at the host institution.

Please take note: The grant only covers the time period of your studies spent in person at the host institution/in the host country, and not virtual mobility from outside the host country or periods of online-classes not attended in the host country! Also if the host institution informed beforehand that they offer virtual mobility/online studies only and no physical mobility, you will not receive the mobility grant, even if you travel to the host country, which we advise strongly against. If your host institution has to switch to online teaching due to force majeure (e.g. covid-19) after your arrival, this is a different situation and you will receive funding.

All financial information offered here is based on physical mobility with physical start and end date proved by the host institution and a duration of 144 days per semester. If your individual duration is shorter, the final sum of the mobility grant will be reduced accordingly.

This mobility grant, daily and monthly rate mandated by DAAD, is intended to help pay for the additional costs in the host country and varies depending on which group that country has been put into by the EU commission. 

Amount of funding in 2021/22: 

Country Group 1 - Program countries with higher living costs: 
Denmark, Finnland, Ireland, Iceland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, Sweden, United Kingdom: 450€ per month (15.00€ per day)
Country Group 2 - Program countries with medium living costs: 
Austria, Belgium, France, (Germany), Greece, Italy, Malta, Netherlands, Portugal, Spain, Cyprus: 390€ per month (ca. 13.00€ per day)
Country Group 3 - Program countries with lower living costs: 
Bulgaria, Croatia, Czech Republic, Estonia, Hungary, Latvia, Lithuania, Macedonia (FYROM), Poland, Romania, Slowakia, Slowenia, Turkey: 330€ per month (11.00€ per day)

At first all students get a calculation of a lump sum of 4.8 monthly rates (for max. 144 funded participation days) per ERASMUS semester, 9.6 monthly rates (for max. 288 funded participation days) for a full academic year, even if the ERASMUS period may last longer. One trimester will be treated as one semester, two or three trimesters as a full academic year. Please see below for information on reduced funding when the duration of physical mobility turns out to be less than 144/288 days.

CG1: 2,160€ per semester 144 funded days / 4,320€ for 2 semesters 288 funded days
CG2: 1,872€ / 3,744€
CG3: 1,584€ / 3,168€

The outpayment of the grant to the ERASMUS participants is administered by the international office of Goethe-University. Typically there will be two outpayments: 75% of the grant will be paid at the beginning of the physical mobility and the outstanding amount after the mobility. All participants starting their ERASMUS stay in the winter semester 2021/22 will receive their first outpayment once the proof of the start of the physical mobility/arrival certificate has been uploaded by the student into her/his participant's account. Students starting in the summer semester 2022 will receive their first payment in mid-January of 2022 at the earliest, also once the arrival certificate has been uploaded. After this first outpayment has been made there will be no changes possible in the grant until the completion of the ERASMUS stay, except in the case of an extension or shortening of the ERASMUS period by one semester. The extension period of one additional semester may be supported by 4.8 more monthly rates, if we have sufficient funds left and if you apply for additional funding in your participant's account at least one month (30 days) before the originally planned end date. If you don't apply in due time, you still might extend your stay and receive a tuition waiver, but the extension will be valued as zero grant days which means no financial support. Minimal extensions from a couple of days to a couple of weeks have to be registered by us, but will not be funded.

Since we are obliged to record the exact duration of your ERASMUS period from actual start date to actual end date, we will do this once you have uploaded your Confirmation of Period of Study, proof of the end date of your physical mobility. If this shows the duration to be shorter than 4.8 months (144 days) per semester or 9.6 months (288 days) per academic year, we are obliged to request a backpayment from you for the difference in days. Mostly though a reduction in the outstanding second outpayment suffices to cover the difference.

The outstanding amount of the grant will be paid out to the participants after the completion of their mobility, once they completed the upload of all mandatory ERASMUS documents into their participant's account and handed in their original Grant Agreement as a paper document plus completed their EU Online Survey and the OLS language test. You are only entitled to 100% of the grant if you provide all documents in due time.

The outstanding amount of the grant for completed and (due to Covid 19) discontinued physical mobilities of the winter semester 2021/22 will be transfered to the students' accounts in intervals of 2 weeks at the beginning and in the middle of the month starting in February 2022, for the summer semester starting in June 2022.

Please note that changes to the process may occur due to the Covid 19 situation.

Ecologically friendly student mobilities 

The EU Green Deal is meant to push the EU to climate neutrality by 2050 and all EU actions and strategies should help to reach this goal. The ERASMUS program still sets the main focus on physical mobility to the host country, but the ecological footprint has to be reduced. Green mobility means environmentally sustainable travel.

In accordance with the ERASMUS guidelines and as a motivation for Green Mobility the Global Office of Goethe-University will pay out a bonus of €50 to each 21/22 ERASMUS participant who will travel to and from the host destination by train, bus, or car (ride-sharing with others). Participants travelling by ferry (e.g. Scandinavia) will receive the bonus as well, if the rest of the journey is being undertaken by train, bus or ride share. Air-travel will not be funded. 

Since you already have to upload a proof of travel together with your arrival and departure certificates in order to prove physical mobility, we are able to check the mode of travel when checking these uploads. This also means the €50 will be paid out after the completion of the mobility, not beforehand or during the mobility.

Another possibilty of supporting Green Mobility is by funding up to four travel days (4 more funded days with funding (€11, €13, €15) depending on the country group your host country is in). Unfortunately we do not have any guidelines concerning the implementation of this measure, so as of now we do not know if and how Goethe-Unviersity will act in this matter.

Here you find further information on GREEN ERASMUS (in German).

Informationen hierzu sind erst möglich, wenn der DAAD diese für den Jahrgang 2021/22 festgelegt hat. Ggf. ähneln diese den Regelungen von 2020/21.

Das Sprachenzentrum der GU bietet z.T. Vorbereitungssprachkurse für Erasmus sowie auch weitere Sprachkurse an für Sprachen, die Unterrichts- oder Landessprache Ihrer ERASMUS-Mobilität sind. Alle Informationen dazu unter Sprachenzentrum.

Die Kursteilnahme von ERASMUS-Teilnehmer*innen 2021/22 an den Kursen wird vom IO finanziell aus ERASMUS-Mitteln unterstützt - siehe hier auf der Seite der Punkt Erstattung kostenpflichtiger Sprachkurse.

Sprachkurse an der Goethe-Universität: Das IO der GU wird für Studierende, die im Sommersemester 2021 am Vorbereitungssprachkurs Spanisch oder Französisch des Sprachenzentrums der GU teilgenommen hatten, die Teilnahmegebühr in Höhe von 63€ zurückerstatten, wenn sie an ERASMUS 2021/22 teilnehmen. Dazu laden die Sprachkursteilnehmer*innen die Bestätigung über die erfolgreiche Teilnahme sowie den Nachweis der Zahlung der Kursgebühren als Scan in einer PDF-Datei in ihr Teilnehmer*innenkonto hoch; dies ist allerdings erst nach Beginn des Auslandsaufenthaltes möglich. Gleiches gilt auch für ERASMUS-Studierende, die im Semester vor dem ERASMUS-Aufenthalt (nicht früher!) an anderen Sprachkursen des Sprachenzentrums teilgenommen haben. Hier der Link zum Sprachenzentrum der GU. Die Auszahlung der Sprachkursförderung erfolgt separat von der sonstigen ERASMUS-Förderung erst in der zweiten Märzhälfte 2022.

Sprachkurse der Gasthochschule: Einige Gasthochschulen bieten – teils kostenlos, teils gegen Gebühr – vorbereitende Sprachkurse vor Beginn des Semesters an. Falls Sie einen vorbereitenden Sprachkurs an der Gasthochschule bzw. im Gastland besuchen, scannen Sie die Bestätigung über die erfolgreiche Teilnahme ein und laden Sie diese im PDF-Format in Ihr Teilnehmer*innenkonto hoch. Falls der Kurs kostenpflichtig ist, scannen Sie bitte den Nachweis über die Zahlung der Kursgebühren (Quittung, Überweisungsnachweis) ein und laden Sie diesen in einer einzigen PDF-Datei zusammen mit dem Teilnahmezeugnis in Ihr Teilnehmerkonto im Bereich "Während des Auslandsstudiums" hoch. Gleiches gilt für kostenpflichtige semesterbegleitende Sprachkurse an der Gasthochschule. 

Für die Übernahme der Sprachkursgebühren stehen in ERASMUS+ leider nur begrenzte Mittel zur Verfügung, in Höhe der jeweiligen Sprachkursgebühren, aber insgesamt für maximal 2 Sprachkurse und insgesamt nicht mehr als 100€ pro Teilnehmer*in. Teilnehmer:innen an den Vorbereitungssprachkursen zum WS 2021/22 sowie an kostenpflichtigen wintersemesterbegleitenden Sprachkursen laden ihre Unterlagen bis zum 01.03.2022 hoch und erhalten ihre Förderung in der zweiten Märzhälfte 2022. Teilnehmer*innen an Vorbereitungssprachkursen zum SoSe 2022 und an kostenpflichtigen sommersemesterbegleitenden Sprachkursen laden ihre Unterlagen bis zum 15. Juli 2022 hoch und erhalten Ihre Förderung im August 2022. Falls Sie den Einreichungstermin verpasst haben, werden Sie beim nächsten Termin berücksichtigt. Nach dem 15. Juli 2022 eingehende Unterlagen können allerdings nicht mehr berücksichtigt werden.

Kostenpflichtige Sprachkurse oder sprachpraktische Übungen aus dem regulären Studium (z.B. Wirtschaftsfranzösisch oder Sprachkurse der Romanisten) werden nicht gefördert.

Wenn sich Ihr ERASMUS-Aufenthalt durch einen früheren Studienstart oder Vorbereitungssprachkurs oder ein späteres Studienende verlängert oder Sie den geplanten Aufenthalt verlängern möchten, müssen Sie bis spätestens 30 Tage vor dem im System hinterlegten, ursprünglich geplanten Studienende die Verlängerung im Teilnehmer*innenkonto im Bereich "Während des Auslandsaufenthaltes" beantragen. Diese Beantragung ist also erst möglich, wenn die Ankunftsbestätigung von Ihnen hochgeladen und vom IO erfasst wurde. Ein Verlängerungsantrag ist auch dann nötig, wenn Ihre im System hinterlegte geplante Studiendauer unter den zunächst pauschal berechneten Tagen bei einem Semester bzw. bei zwei Semestern liegt, und Sie einige Tage oder Wochen länger als geplant studieren werden, da laut ERASMUS-Regelwerk nur die Zeiträume finanziell gefördert werden können, die vorher geplant und vereinbart sind. Alle weiteren Informationen zum Prozedere finden Sie unter Verlängerung. Eine weitere Förderung ist nicht nicht garantiert, ggf. ist eine Verlängerung nur als ERASMUS-Freemover möglich, falls nicht mehr genügend Fördermittel vorhanden sind. Für die Genehmigung der Verlängerung im System ist es nötig, dass zuerst Ihr/e Frankfurter Programmbeauftragte/r und danach Ihre Gasthochschule der Verlängerung zustimmen. Bitte informieren Sie die Zuständigen darüber, diese Zustimmung per formloser Email direkt an o.purkert@em.uni-frankfurt.de zu senden.

Die physischen Mobilitäten nach UK werden in 2021/22 regulär aus ERASMUS-Mitteln gefördert, die Höhe entspricht der Ländergruppe 1 (15€ pro Fördertag, 450€ pro Fördermonat, maximal 2.160€ für 144 Fördertage bei einem Semester und maximal 4.320€ für 288 Fördertage bei zwei Semestern, tagesgenaue Endabrechnung).

Die Goethe-Universität Frankfurt informiert jährlich gemäß der Mitteilungsverordnung (https://www.gesetze-im-internet.de/bundesrecht/mv/gesamt.pdf ) bei wiederkehrenden Bezügen oder Überschreitung der Summe der Zahlungen von 1.500€ Ihr zuständiges Finanzamt über die entsprechenden Zahlungen. Der /die Zahlungsempfänger*in hat eigenverantwortlich steuerliche Aufzeichnungs- und Erklärungspflichten in Bezug auf die Einnahmen zu erfüllen (§12 MV). Hinweise zur Steuerfreiheit von Stipendien sind unter §3 Nr.44 des Einkommensteuergesetzes nachzulesen.